Le bogue de l'an 2000 : l'administrateur ou le dirigeant doit agir

Introduction

L'administrateur ou le dirigeant ne peut ignorer les campagnes de sensibilisation sur le thème "Bogue de l'an 2000". Les gouvernements ainsi que les associations professionnelles ont déployé des efforts louables pour sensibiliser l'administrateur et le dirigeant à l'ampleur du problème et des conséquences pécuniaires qu'une inaction pourrait engendrer.

L'administrateur ou le dirigeant a la responsabilité de l'administration et de la préservation des éléments d'actifs de l'entreprise et doit agir avec honnêteté, loyauté et prudence. Il semble qu'il aurait, à ce stade, une grande difficulté à être exonéré de sa responsabilité à titre d'administrateur ou de dirigeant, s'il omet de mettre en place un plan d'action pour solutionner ce problème à l'intérieur de son entreprise.

Programme d'action

Dans cet esprit, plusieurs administrateurs ou dirigeants ont adopté le programme d'action suivant qui représente des initiatives valables qui s'inscrivent dans le cadre d'une saine gestion d'un administrateur ou d'un dirigeant prudent.

Équipement informatique

· Premièrement, l'administrateur ou le dirigeant s'adresse à celui qui lui a vendu son équipement informatique comme suit :

"Messieurs,

Dans le cadre de la mise en place du programme Passage à l'an 2000, notre compagnie s'est engagée à communiquer avec chaque vendeur ou manufacturier qui lui a vendu une pièce d'équipement avec ou sans logiciels (l'"Équipement") pour obtenir un certificat attestant que l'Équipement a été conçu et formaté pour permettre le passage à l'an 2000 avec une garantie de fonctionnement avant comme après l'an 2000 et ce, sans problèmes.

Eu égard à ce qui précède, nous vous saurions gré de nous transmettre, à brève échéance, un certificat de mêmes forme et teneur que celui plus loin relatif à l'Équipement décrit ci-dessous et, le cas échéant, de voir à l'obtenir du manufacturier de l'Équipement.

Description de l'Équipement :
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S'il vous était impossible de donner suite à cette demande, nous vous saurions gré de communiquer avec le soussigné pour identifier le problème et initier un programme acceptable aux parties pour reconfigurer l'Équipement, de manière à permettre le passage à l'an 2000 sans problèmes.

Merci de votre collaboration."


CERTIFICAT

(En-tête du distributeur / fournisseur / manufacturier)

__________________________ inc. atteste par les présentes que _______ (description de l'équipement et du logiciel) (l'Équipement) a été conçu et formaté pour permettre le passage à l'an 2000 sans problème et garantit à cet égard le fonctionnement de l'Équipement avant comme après l'an 2000 sans problème.

Signé à _____________________, ce ____________ jour de __________ 1999.
______________________________inc.
______________________________ (nom et titre).

Clients et fournisseurs

· Deuxièmement, l'administrateur ou le dirigeant s'adresse à ses principaux clients et fournisseurs afin de s'assurer de leur capacité d'effectuer le passage à l'an 2000 sans problèmes. Il serait fâcheux de voir les activités de son entreprise arrêtées parce que l'un de ses fournisseurs, aux prises avec des problèmes reliés à la transition à l'an 2000, est incapable d'effectuer une livraison essentielle à la fabrication d'un de ses produits :

"Messieurs,

Notre compagnie est heureuse de vous informer qu'elle a mis en place et complété son programme Passage à l'an 2000 (le "Programme"). Le programme prévoyait l'obtention d'un certificat de chaque vendeur et manufacturier d'équipement ou de logiciel acheté par la compagnie attestant que cet équipement ou ce logiciel fut conçu et formaté pour permettre le passage à l'an 2000 sans problèmes.

Notre compagnie a obtenu tous ces certificats et elle envisage maintenant le passage à l'an 2000 sans appréhension aucune.

Notre compagnie est fière d'avoir relevé ce défi qui lui permet d'assurer à ses clients le respect de tout échéancier de production qui chevauchera le nouveau millénaire.

Notre compagnie désire partager avec vous son expérience relative au Programme et à cet effet rend disponible immédiatement toute l'information dont elle dispose à cet égard. Toute entreprise qui le désire peut communiquer à cet égard sans délai avec le soussigné.

Dans cet esprit, nous vous saurions gré de nous confirmer que vous avez effectivement initié au sein de votre entreprise un programme pour rendre compatible votre équipement informatique et qu'il le sera à la date fatidique du 1er janvier 2000. Si l'émission de ce certificat vous crée quelque difficulté, nous vous invitons à communiquer avec nous afin d'identifier le problème et élaborer ensemble des solutions pour le meilleur intérêt de nos entreprises respectives.

Merci de votre collaboration."

Demande

· Troisièmement, il se peut que l'administrateur ou le dirigeant reçoive une demande afin de confirmer que son entreprise est apte à effectuer le passage à l'an 2000 sans problèmes. Sa réponse doit refléter la réalité objective de son entreprise et être rédigée après avoir effectué des vérifications complètes. Cet exercice ne doit pas augmenter la vulnérabilité de l'entreprise à des réclamations éventuelles.

ppConclusionp

La mise en place de ce plan d'action et de toute autre initiative au même effet n'est pas une garantie contre l'institution d'une réclamation mais représente un élément positif pour écarter un recours mettant en cause la responsabilité personnelle de l'administrateur ou du dirigeant.

Il reste moins de 43 semaines avant le 1er janvier 2000. À l'administrateur ou au dirigeant d'agir !

À jour au 21 mars 1999

Avis. L'information présentée ici est de nature générale et est mise à votre disposition sans garantie aucune notamment au niveau de son exactitude ou de sa caducité. Cette information ne doit pas être interprétée comme constituant des conseils juridiques. Si vous avez besoin de conseils juridiques particuliers, vous devriez consulter un avocat.

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