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La nécessité de tenir à jour son livre de minutes corporatif


Me Jocelyne Boudreault, avocate, RÉSO Gestion Corporative, Montréal.
Contenu

Introduction
Mise à jour des registres gouvernementaux
Assemblée annuelle
Autres éléments à tenir à jour
Services de mise à jour de livre corporatifs
Conclusion


Introduction

La Loi sur les sociétés par actions exige à son article 31.1 que la société tienne à son siège un livre. Ce livre contient entre autres :

  • les statuts,
  • le règlement intérieur,
  • les procès-verbaux des assemblées des administrateurs et des actionnaires,
  • une liste des coordonnées des administrateurs et la date du début et de la fin de leur mandat,
  • des renseignements quant à la détention des actions à savoir qui les détient et combien d'actions ont été émises ou transférées.

En ce qui a trait aux sociétés fédérales régies par la loi canadienne sur les sociétés par actions, des règles semblables à celles des sociétés provinciales s'appliquent. Toutefois, la loi fédérale est plus sévère et prévoit des sanctions en cas de non respect pour la tenue des livres ou des registres. Par exemple, si la société fait défaut de tenir l'un des registres elle s'expose à une amende pouvant atteindre jusqu'à 5 000 $.

La mise à jour d'une société tant fédérale que provinciale implique deux types d'obligations, d'une part, la mise à jour annuelle des registres gouvernementaux et d'autre part, la tenue d'une assemblée annuelle des actionnaires.

Mise à jour des registres gouvernementaux

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur la publicité légale des entreprises, il est primordial pour une société de maintenir à jour son Livre corporatif et de rencontrer ses obligations d'informations auprès des différents gouvernements car celles-ci sont maintenant opposables aux tiers.

En effet, la plupart des informations (le nom de la société, la forme juridique, le ou les noms d'emprunt, le domicile, le nom des administrateurs et les principaux dirigeants de même que l'adresse du ou des établissements) font preuve de leur contenu à l'égard des tiers de bonne foi.

À titre d'exemple : Si vous apparaissez comme administrateur d'une société bien que vous ayez démissionné de cette dernière et que la société doit des sommes au ministère du revenu, ce dernier intentera des poursuites contre vous afin de récupérer ces sommes. Vous devrez dès lors faire preuve que dans les faits vous n'êtes plus administrateur en montrant une copie de la résolution, avis de démission etc... d'où l'importance de produire une déclaration de mise à jour dès que des changements surviennent.

Donc, l'inscription d'une personne à titre d'administrateur de la société au registre des entreprises (banque d'informations sur les entreprises du Québec) peut la rendre responsable vis à vis les tiers en cas de poursuite contre la société.

Le registre constitue ainsi un acte authentique au sens du Code civil du Québec. De plus, l'article 13 de la Loi sur les sociétés par actions confirme la véracité des informations contenues dans les documents déposés au registre.

Chaque année toute société doit, dans les six (6) mois suivant la fin de son exercice financier, produire une déclaration de mise à jour annuelle (art. 45 et s. Loi sur la publicité légale des entreprises). Cette déclaration est déposée, au choix de la société, soit directement auprès du registraire des entreprises soit auprès de Revenu Québec; dans ce dernier cas, elle est jumelée à la déclaration de revenus de la société. Dans tous les cas, le dépôt se fait sans droit, sauf si la déclaration est produite après la période prescrite, alors des droits de 42 $ sont imposés. Des droits annuels d'immatriculation seront aussi perçus par Revenu Québec dans les soixante (60) jours suivant la fin d'exercice financier de la société.

Dans l'année de l'immatriculation de la société, celle-ci est exemptée de produire une déclaration de mise à jour annuelle. Cette obligation naît dans l'année qui suit l'immatriculation.

Par ailleurs, toutes les sociétés par actions régies par la loi fédérale doivent, en plus de la déclaration de mise à jour annuelle, soumettre au directeur un rapport annuel accompagné des droits prescrits de 40 $ (20 $ si déposé par Internet) dans les soixante (60) jours suivant la date d'anniversaire de la constitution.

Il n'y a pas de frais pour le retard toutefois, la société risque d'être dissoute par le Directeur pour non production de rapports annuels après deux ans d'omission.

Assemblée annuelle

Tant la loi provinciale que fédérale oblige les sociétés à tenir une assemblée annuelle des actionnaires afin de présenter aux actionnaires les états financiers de la société, procéder à l'élection des administrateurs et renouveler le mandat du vérificateur. Notez que les sociétés qui n'ont pas fait d'appel public à l'épargne et qui sont généralement des émetteurs fermés au sens de la Loi sur les valeurs mobilières du Québec peuvent renoncer à la nomination d'un vérificateur si tous les actionnaires y consentent même ceux qui n'ont pas le droit de voter.

La procédure corporative généralement suivie dans ce cas est de procéder par résolution signée de tous les administrateurs ou actionnaires habiles à voter. Ces résolutions tiennent alors lieu de réunion ou d'assemblée. Une séquence de trois résolutions est habituellement préparée par la société. Une première résolution tient lieu d'une réunion du conseil d'administration afin d'approuver les états financiers et autoriser au moins un des administrateurs à signer les états financiers. La deuxième résolution consiste en l'assemblée annuelle des actionnaires. Si tous les actionnaires ne veulent pas signer la résolution qui tient lieu d'assemblée, la société doit convoquer une assemblée des actionnaires conformément à son règlement intérieur ou administratif. Notez, que tous les actionnaires de la société ont le droit de recevoir un exemplaire des états financiers. À l'assemblée annuelle, les actionnaires prennent connaissance des états financiers, élisent les administrateurs et sous réserve des commentaires mentionnés précédemment, nomment un vérificateur. Une troisième résolution est ensuite préparée et consiste en une deuxième réunion du conseil d'administration afin de nommer les dirigeants et un expert comptable, dans le cas où tous les actionnaires de la société ont consenti à ne pas nommer de vérificateur.

Autres éléments à tenir à jour

Au moment de préparer les résolutions qui tiennent lieu d'assemblée annuelle, il est également important de vérifier si des transactions ont eu lieu au cours de l'année financière qui se termine de préparer et de rédiger les résolutions particulières requises, (déclaration d'un dividende, d'un boni ou résolution autorisant un emprunt, etc.) pour maintenir et garder à jour le Livre de la société.

Toute modification au niveau des actions impliquent également la mise à jour des registres concernés soit ; actionnaires, actions ou encore transfert. De nouveaux certificats peuvent également être émis suite à ces changements.

Si vous procédez à une modification de vos statuts ou de votre règlement intérieur ou administratif, les résolutions approuvant cette dernière devront également se retrouver dans votre Livre.

Services de mise à jour de livre corporatifs

Bon nombre de cabinets d'avocats ou de notaires offrent ce service de mise à jour annuelle comprenant la vérification des registres gouvernementaux, la préparation des assemblées annuelles ainsi que le suivi des décisions corporatives telles les déclarations de dividendes, boni ou les emprunts contractés par votre société. N'hésitez pas à consulter un professionnel du droit à cet effet.

Conclusion

Toute société, tant fédérale que provinciale doit tenir un Livre dans lequel se retrouve tous documents concernant la "vie corporative" de la société.


Ces Livres de minutes sont disponibles sur le Réseau juridique du Québec dans la section Boutique juridique.

Dernière mise à jour : 27 février 2014.

Avis : L'information présentée ci-dessus est de nature générale et est mise à votre disposition sans garantie aucune notamment au niveau de son exactitude ou de sa caducité. Cette information ne doit pas être interprétée comme constituant un ou des conseils ou avis juridiques. Si vous avez besoin de conseils juridiques particuliers, veuillez consulter un avocat ou un notaire.

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