La protection des renseignements personnels pour particuliers et entreprises

Particuliers :

Êtes-vous de ceux qui s’offusquent de recevoir 5 enveloppes et 72 courriels pour une seule fois que vous avez laissé votre nom quelque part pour participer à un « concours » ? Êtes-vous de ceux qui se disent prêts à passer aux armes devant la Commission d’accès à l’information pour ensuite accepter par contrat une diffusion tous azimuts du contenu de votre commande d’épicerie en échange de points du Club Untel ?

Entreprises :

Comment vous servez-vous de votre base de données client ? La louez-vous à d’autres entreprises, individus, associations ? Saviez-vous que vous risquez d’être mis à l’amende si vous transmettez sans leur permission les noms et adresses des individus qui sont vos clients à une autre entreprise, même de la même famille d’entreprises, pour lui permettre de faire un envoi de sollicitation ?

La protection des renseignements personnels manque de charme. Elle est fréquemment oubliée, tant chez les entreprises que chez les individus.

Pourtant, des mécanismes de protection bien structurés sont en place, comme la loi québécoise touchant spécifiquement la protection des renseignements personnels dans les entreprises et les organisations non gouvernementales. Il s’agit de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le saviez-vous ?

Sauf exception prévue à la Loi, une entreprise qui recueille des renseignements personnels sur une personne physique doit les recueillir auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers.

De façon corollaire, nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu'il détient sur une personne physique ni les utiliser à des fins non pertinentes à l'objet du dossier, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la Loi le prévoie.

C’est-à-dire qu’une entreprise de construction ne peut vendre sa liste de clients résidentiels, puisqu’il qu’il s’agit de personnes physiques, à une entreprise de déneigement pour que cette dernière offre ses services aux nouveaux acheteurs de maison, à moins que ces derniers y aient consenti. C’est aussi à dire qu’un éditeur d’un magazine dédié aux femmes ne peut prêter ou louer sa liste d’abonnées à un fabricant de cosmétiques, à moins que ces femmes aient accepté un tel transfert.

Ce consentement, exprimé par la personne physique, doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement ne peut donc constituer l’article 23 d’un contrat de 40 articles. Il faut demander un consentement spécifique pour la transmission de renseignements personnels.

C’est pourquoi l’on voit fréquemment, sur les coupons-réponse de tous genres, papier ou en ligne, des cases à cocher ou encore à décocher, mentionnant une acceptation à recevoir « les offres de nos entreprises partenaires ». Et c’est pourquoi je conseille habituellement aux propriétaires de sites Web de créer un écran spécifique pour cette acceptation.

Exceptions

La Loi protège les renseignements personnels des personnes physiques. On peut donc comprendre que les renseignements touchant une entreprise ne font pas partie des données protégées. On peut donc sans problème vendre une liste de noms d’entreprises, y compris pour fins de sollicitation et de publicité.

Par ailleurs, même lorsqu’il s’agit d’une liste de données touchant des personnes physiques, la personne qui exploite une entreprise peut, sans le consentement des personnes physiques concernées, communiquer à un tiers les noms, adresses et numéros de téléphone si :

1. cette communication est prévue dans un contrat comportant une clause qui oblige l’utilisateur de la liste à n'utiliser ou ne communiquer la liste ou le renseignement qu'à des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
   
2. avant cette communication la personne qui offre la liste a accordé aux personnes concernées l'occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers à des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
   
3. cette communication ne porte pas atteinte à la vie privée des personnes concernées.
   Dans un contexte anti-pourriel, on remarquera que l’adresse Internet ne fait pas partie des renseignements disponibles.

Donc…

Pour les particuliers, une protection existe donc. Encore faut-il que ces derniers la connaissent, s’en souviennent et en demandent l’application. Le prix de la confidentialité pour les particuliers, c’est le soin qu’ils apporteront à la protéger.

Pour les entreprises, il y a donc des conditions à respecter dans l’utilisation des listes pour fins de sollicitation ou d’envois en vrac de publicité. Ces conditions entraînent des coûts supplémentaires pour l’entreprise, et des amendes pouvant atteindre vingt-mille dollars (20,000.00$) : il est important de noter que la rédaction de l’article pertinent de la Loi peut laisser croire que les amendes s’appliquent pour chaque renseignement personnel utilisé ou distribué sans droit. Attention au total !

Il s’agit donc pour les entreprises et les particuliers de s’entendre par contrat sur les modalités de l’utilisation des renseignements personnels.

En pratique, l’entreprise voudra inviter les particuliers à accepter la diffusion de leurs renseignements personnels en leur indiquant l’ampleur de cette diffusion, en s’engageant à utiliser ces renseignements de manière responsable, et en faisant valoir l’utilité des informations à recevoir ultérieurement par les individus en question…

… afin de les faire cocher oui plutôt que cocher non.

À jour au 1^er décembre 2005.

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